Datenschutzerklärung

1. Einleitung

Willkommen bei der DocsOrb UG (haftungsbeschränkt) („DocsOrb“, „wir“, „uns“ oder „unser“). Wir entwickeln Software, die Unternehmen dabei hilft, KI sicher einzusetzen — und der Schutz personenbezogener Daten ist zentral für diese Mission. Diese Richtlinie erläutert, welche personenbezogenen Daten wir erheben, warum wir sie erheben, wie wir sie verwenden und welche Rechte Ihnen zustehen.

Diese Richtlinie gilt für unsere Website, unsere Plattform und verwandte Dienste (zusammen die „Dienste“). Mit der Nutzung der Dienste bestätigen Sie, dass Sie diese Richtlinie gelesen haben.

2. Wer wir sind

Der für Ihre personenbezogenen Daten Verantwortliche ist:

DocsOrb UG (haftungsbeschränkt)
Haymannstraße 3
85764 Oberschleißheim
Deutschland
E-Mail: sk@docsorb.com

3. Zwei unterschiedliche Rollen: Verantwortlicher und Auftragsverarbeiter

Da unsere Plattform Kundenorganisationen dabei hilft, ihre eigene KI-Nutzung zu steuern, handelt DocsOrb je nach Situation in zwei unterschiedlichen Funktionen.

• Als Verantwortlicher: für Daten über Sie, wenn Sie unsere Website besuchen, Interessent werden oder ein DocsOrb-Konto haben. Dazu gehören Ihr Name, Anmeldedaten, E-Mail-Adresse und Rechnungsinformationen.
• Als Auftragsverarbeiter: für personenbezogene Daten, die unsere Kunden im Rahmen der Nutzung unserer Dienste in die DocsOrb-Plattform übermitteln, etwa Aufzeichnungen über ihre eigene KI-Tool-Nutzung. In diesem Fall ist unser Kunde der Verantwortliche, und wir verarbeiten diese Daten nur auf seine dokumentierten Weisungen hin, unter einem Auftragsverarbeitungsvertrag.

Wenn Sie Mitarbeiter oder Nutzer eines unserer Kunden sind und Fragen dazu haben, wie Ihre Daten innerhalb der DocsOrb-Plattform behandelt werden, wenden Sie sich bitte direkt an diese Organisation. Diese Richtlinie beschreibt unsere Praxis als Verantwortlicher und gibt einen allgemeinen Überblick über unsere Praxis als Auftragsverarbeiter.

4. Personenbezogene Daten, die wir erheben

Informationen, die Sie uns direkt zur Verfügung stellen

• Name
• Geschäftliche E-Mail-Adresse
• Telefonnummer
• Firmenname und Berufsbezeichnung
• Anmeldedaten für das Konto
• Rechnungs- und Zahlungsdaten, verarbeitet durch unseren Zahlungsdienstleister
• Nachrichten, die Sie uns senden, einschließlich Supportanfragen

Automatisch erhobene Informationen

• IP-Adresse
• Browser- und Gerätetyp
• Betriebssystem
• Sprach- und Zeitzoneneinstellungen
• Cookies und ähnliche Technologien
• Nutzungsdaten, etwa besuchte Seiten und genutzte Funktionen
• Protokolldateien

Informationen von Dritten

• Identitäts- und Authentifizierungsanbieter, zum Beispiel Single Sign-On
• Zahlungsdienstleister
• Analyseanbieter
• Öffentlich verfügbare geschäftliche Kontaktdaten, soweit gesetzlich zulässig

5. Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Als in Deutschland niedergelassenes Unternehmen gilt die DSGVO für unsere Verarbeitung personenbezogener Daten. Wir stützen uns auf die folgenden Rechtsgrundlagen:

• Einwilligung: zum Beispiel für Marketing-E-Mails oder nicht notwendige Cookies.
• Vertragserfüllung: um die Dienste bereitzustellen, für die Sie sich angemeldet haben.
• Rechtliche Verpflichtung: um Anforderungen wie steuer- und buchhalterische Vorschriften zu erfüllen.
• Berechtigte Interessen: etwa zur Sicherung unserer Dienste und zur Verbesserung unseres Produkts, sofern diese Interessen Ihre Rechte nicht überwiegen.

6. Wie wir personenbezogene Daten verwenden

• Bereitstellung, Betrieb und Pflege der Dienste
• Erstellung und Verwaltung von Konten
• Verarbeitung von Zahlungen und Rechnungen
• Beantwortung von Supportanfragen und Anfragen
• Verbesserung und Weiterentwicklung unseres Produkts
• Versand dienstbezogener Mitteilungen, etwa Sicherheitshinweise
• Versand von Marketingmitteilungen, sofern Sie dem zugestimmt haben
• Erkennung und Verhinderung von Betrug, Missbrauch und Sicherheitsvorfällen
• Erfüllung unserer gesetzlichen und regulatorischen Pflichten

7. Cookies und Tracking-Technologien

Wir verwenden Cookies und ähnliche Technologien, um Sie angemeldet zu halten, Ihre Einstellungen zu speichern, zu verstehen, wie unsere Website und Plattform genutzt werden, und die Leistung unseres Marketings zu messen. Soweit gesetzlich erforderlich, fragen wir vor dem Setzen nicht notwendiger Cookies um Ihre Einwilligung. Sie können Ihre Einstellungen jederzeit über unseren Cookie-Banner oder Ihre Browsereinstellungen verwalten.

8. Marketingmitteilungen

Mit Ihrer Einwilligung oder soweit anderweitig gesetzlich zulässig können wir Ihnen Newsletter und Produktupdates senden. Sie können sich jederzeit abmelden, indem Sie:

• den Abmeldelink in einer Marketing-E-Mail nutzen
• Ihre Einstellungen in Ihrem Konto aktualisieren
• uns direkt unter den Angaben in Abschnitt 16 kontaktieren

9. Weitergabe personenbezogener Daten

Wir geben personenbezogene Daten an Dienstleister weiter, die uns beim Betrieb unseres Geschäfts unterstützen, jeweils gebunden an angemessene Vertraulichkeits- und Datenschutzbestimmungen. Dazu gehören:

• Supabase für Authentifizierung, Datenbank und Speicherung
• Resend für transaktionale E-Mails wie Einladungen und Erinnerungen
• Crisp für Live-Chat und Kundensupport-Nachrichten
• Google Analytics für Website-Analysen und Leistungsmessung
• KI-Anbieter, die über unsere KI-Infrastruktur genutzt werden, wenn Nutzer KI-gestützte Funktionen anfordern
• Cloud-Hosting-Anbieter
• Zahlungsdienstleister
• Professionelle Berater, etwa Steuerberater oder Rechtsanwälte
• Behörden, soweit gesetzlich vorgeschrieben

Wir nutzen Crisp.chat für den Live-Chat auf unserer Website. Wenn Sie das Chat-Widget nutzen, kann Crisp Daten verarbeiten, die für den Betrieb des Chats erforderlich sind, etwa Cookies oder ähnliche Sitzungskennungen, IP-Adresse, Geräte-/Browserinformationen, während der Chat-Sitzung besuchte Seiten sowie den Inhalt Ihrer Nachrichten. Crisp gibt an, dass Chatbox-Cookies zur Wiederherstellung von Chat-Sitzungen und Nachrichten genutzt werden, nicht zu Tracking-Zwecken, und dass die Kernnutzerdaten in Europa gespeichert werden. Die Datenschutzerklärung von Crisp finden Sie unter crisp.chat/en/privacy .

Wir nutzen Google Analytics (über Google Tag Manager), um zu verstehen, wie unsere Website genutzt wird. Soweit erforderlich, wird dies erst nach Ihrer Einwilligung über unseren Cookie-Banner aktiviert. Google kann Nutzungsdaten wie besuchte Seiten, Geräte-/Browserinformationen und eine aus der IP-Adresse abgeleitete ungefähre Standortinformation verarbeiten.

Eine aktuelle Liste unserer Unterauftragsverarbeiter ist auf Anfrage verfügbar. Wir verkaufen keine personenbezogenen Daten und geben sie nicht zu Zwecken der Werbung Dritter weiter.

10. Internationale Datenübermittlungen

DocsOrb hat seinen Sitz in Deutschland, innerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums. Werden personenbezogene Daten außerhalb des EWR, des Vereinigten Königreichs oder der Schweiz übermittelt — etwa an einen andernorts ansässigen Dienstleister — stellen wir geeignete Garantien sicher. Dazu können gehören:

• Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission
• Das UK International Data Transfer Addendum
• Ein anwendbarer Angemessenheitsbeschluss
• Andere rechtmäßige Übermittlungsmechanismen nach der DSGVO

11. Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für den Zweck, für den sie erhoben wurden, erforderlich ist — einschließlich der Bereitstellung der Dienste, der Erfüllung gesetzlicher und steuerlicher Pflichten, der Beilegung von Streitigkeiten und der Durchsetzung unserer Vereinbarungen. Die Speicherdauern variieren je nach Art der Daten. Kontodaten werden in der Regel innerhalb von drei (3) Monaten nach Kontoschließung gelöscht oder anonymisiert, es sei denn, wir sind gesetzlich verpflichtet, sie länger aufzubewahren.

12. Ihre Rechte nach der DSGVO

Soweit die DSGVO für Sie gilt, haben Sie das Recht:

• auf Auskunft über die personenbezogenen Daten, die wir über Sie speichern
• auf Berichtigung unrichtiger oder unvollständiger Daten
• auf Löschung Ihrer Daten zu verlangen
• die Verarbeitung Ihrer Daten einzuschränken
• der Verarbeitung auf Grundlage berechtigter Interessen zu widersprechen
• eine Einwilligung jederzeit zu widerrufen, ohne dass die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung berührt wird
• Ihre Daten in einem übertragbaren Format zu erhalten
• nicht einer ausschließlich auf automatisierter Verarbeitung beruhenden Entscheidung unterworfen zu werden, die Sie erheblich beeinträchtigt
• eine Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde einzureichen

Zur Ausübung dieser Rechte kontaktieren Sie uns unter den Angaben in Abschnitt 16. Wir antworten innerhalb der gesetzlich vorgeschriebenen Fristen.

13. Datensicherheit

Wir treffen geeignete technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz personenbezogener Daten, einschließlich Verschlüsselung bei Übertragung und Speicherung, Zugriffskontrollen, sicherem Hosting, Authentifizierungsanforderungen, regelmäßiger Überwachung und Vertraulichkeitspflichten der Mitarbeiter. Keine Methode der Übertragung oder Speicherung ist vollständig sicher, und wir können keine absolute Sicherheit garantieren.

14. Datenschutz von Kindern

Unsere Dienste sind Geschäftswerkzeuge und richten sich nicht an Kinder. Wir erheben wissentlich keine personenbezogenen Daten von Personen unter 16 Jahren. Wenn Sie glauben, dass ein Kind uns personenbezogene Daten zur Verfügung gestellt hat, kontaktieren Sie uns bitte, damit wir diese entfernen können.

15. Websites Dritter

Unsere Website und Dienste können auf Websites Dritter verlinken. Wir sind nicht für die Datenschutzpraktiken dieser Seiten verantwortlich und empfehlen Ihnen, deren Richtlinien zu prüfen, bevor Sie personenbezogene Daten angeben.

16. Kontakt

Wenn Sie Fragen zu dieser Datenschutzerklärung oder unseren Datenschutzpraktiken haben, kontaktieren Sie uns bitte:

DocsOrb UG (haftungsbeschränkt)
Haymannstraße 3
85764 Oberschleißheim
Deutschland
E-Mail: sk@docsorb.com

17. Aufsichtsbehörde

Wenn Sie im Europäischen Wirtschaftsraum, im Vereinigten Königreich oder in einer anderen Rechtsordnung mit vergleichbaren Rechten ansässig sind, können Sie eine Beschwerde bei Ihrer örtlichen Datenschutzbehörde einreichen. Da wir in Deutschland niedergelassen sind, ist unsere federführende Aufsichtsbehörde das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA); Sie können sich jedoch auch an die Behörde in Ihrem Wohnsitzland wenden. Wir bitten Sie, sich zunächst an uns zu wenden, damit wir Ihre Anliegen möglichst rasch klären können.

18. Änderungen dieser Richtlinie

Wir können diese Richtlinie von Zeit zu Zeit aktualisieren, um Änderungen unserer Praktiken oder des geltenden Rechts widerzuspiegeln. Bei wesentlichen Änderungen aktualisieren wir das Datum „Zuletzt aktualisiert“ oben auf dieser Seite und erteilen, soweit gesetzlich erforderlich, einen zusätzlichen Hinweis oder holen Ihre Einwilligung ein.

Fragen zu dieser Richtlinie? Kontaktieren Sie uns unter sk@docsorb.com.