Nutzungsbedingungen

Willkommen bei DocsOrb („DocsOrb“, „wir“, „uns“ oder „unser“), betrieben von der DocsOrb UG (haftungsbeschränkt). DocsOrb ist eine Plattform für unternehmensweite Richtlinienverwaltung und KI-Governance. Sie hilft Organisationen, Unternehmensrichtlinien zu erstellen, zu verteilen und nachzuverfolgen, Schulungs- und Bestätigungsworkflows durchzuführen und zu steuern, wie ihre Teams KI-Tools nutzen. Diese Nutzungsbedingungen („Bedingungen“) regeln Ihren Zugang zu und die Nutzung unserer Website, Plattform und verwandter Dienste (zusammen die „Dienste“).

Mit dem Zugriff auf oder der Nutzung unserer Dienste erklären Sie sich mit diesen Bedingungen einverstanden. Wenn Sie nicht einverstanden sind, nutzen Sie unsere Dienste bitte nicht. Wenn Sie die Dienste im Namen eines Unternehmens oder einer anderen Organisation nutzen, bestätigen Sie, dass Sie befugt sind, diese Organisation an diese Bedingungen zu binden, und „Sie“ bezieht sich sowohl auf Sie als auch auf diese Organisation.

1. Wer DocsOrb nutzen darf

DocsOrb ist für die geschäftliche und berufliche Nutzung bestimmt. Sie müssen rechtsfähig sein, eine verbindliche Vereinbarung einzugehen, und mindestens 18 Jahre alt oder volljährig nach dem Recht Ihres Wohnsitzlandes sein. Wenn Sie die Dienste im Namen einer Organisation nutzen, bestätigen Sie, dass Sie dazu befugt sind.

2. Konten und Organisationszugang

Der Zugang zu DocsOrb kann über E-Mail- und Passwort-Anmeldung, eingeladene Organisationskonten oder eine unterstützte Drittanbieter-Anmeldung wie Google erfolgen. Wenn Sie ein Konto erstellen oder erhalten, erklären Sie sich damit einverstanden:

• genaue und aktuelle Informationen anzugeben
• Ihre Zugangsdaten sicher aufzubewahren
• uns unverzüglich über jede unbefugte Nutzung Ihres Kontos zu informieren
• die Verantwortung für Aktivitäten zu übernehmen, die unter Ihrem Konto stattfinden

Organisationsadministratoren sind für die Verwaltung von Nutzern, Berechtigungen, Gruppen, Zuweisungen und internen Zugriffseinstellungen in ihrem Workspace verantwortlich. Wir behalten uns vor, Konten, die gegen diese Bedingungen verstoßen, zu sperren oder zu kündigen. Weitere Informationen zu Sperrung und Kündigung finden Sie in Abschnitt 16.

3. Der DocsOrb-Dienst

Je nach Ihrem Tarif kann DocsOrb Ihrer Organisation ermöglichen:

• Richtlinien von Grund auf oder aus geprüften Vorlagen zu erstellen
• Dateien hochzuladen oder Richtlinieninhalte über unterstützte Integrationen zu importieren
• Richtlinien in Boards zu organisieren und Teams oder Gruppen zuzuweisen
• KI-gestützte Übersichten, Kernpunkte und Entwürfe aus Ihren Richtlinien zu erzeugen
• Freigabe-, Schulungs- und Bestätigungsworkflows durchzuführen
• die in Ihrer Organisation genutzten KI-Tools freizugeben, einzuschränken und zu überwachen
• Abschluss, Erinnerungen, Audit-Aktivitäten und Compliance-Kennzahlen nachzuverfolgen

Wir können Funktionen von Zeit zu Zeit hinzufügen, ändern, einschränken oder entfernen, während sich das Produkt weiterentwickelt.

4. Zulässige Nutzung

Sie verpflichten sich, DocsOrb nicht zu nutzen, um:

• gegen Gesetze zu verstoßen oder Rechte Dritter zu verletzen
• Inhalte hochzuladen oder zu importieren, zu deren Nutzung Sie nicht berechtigt sind
• die Dienste, unsere Sicherheitskontrollen oder andere Kunden zu beeinträchtigen
• unbefugten Zugang zu erlangen, geschützte Teile der Dienste zurückzuentwickeln oder unsere APIs, Automatisierungen oder Integrationen zu missbrauchen
• Spam, Malware oder andere schädliche Inhalte zu versenden

Sie sind dafür verantwortlich sicherzustellen, dass Ihre Richtlinien, Hinweise, Bestätigungen und Schulungsmaterialien für Ihre Organisation geeignet und, soweit erforderlich, rechtlich geprüft sind.

5. Geistiges Eigentum

Die Dienste, einschließlich aller Software, Texte, Grafiken, Logos, Vorlagen und sonstiger von uns bereitgestellter Materialien, stehen im Eigentum von DocsOrb oder sind an DocsOrb lizenziert, sofern nicht anders angegeben. Wir gewähren Ihnen eine beschränkte, nicht ausschließliche, nicht übertragbare Lizenz zum Zugriff auf und zur Nutzung der Dienste für Ihre eigenen internen Geschäftszwecke gemäß diesen Bedingungen.

Sie dürfen die Dienste ohne unsere vorherige schriftliche Zustimmung nicht kopieren, vervielfältigen, verbreiten, ändern oder davon abgeleitete Werke erstellen.

6. Kundeninhalte und Eigentum

Sie und Ihre Organisation behalten das Eigentum an den Inhalten, die Sie an DocsOrb übermitteln, einschließlich Richtlinientext, hochgeladener Dateien, importierter Dokumente, Prompts, Kommentare, Metadaten und Compliance-Aufzeichnungen („Kundeninhalte“). Wir beanspruchen kein Eigentum daran.

• Unsere Lizenz: Sie gewähren DocsOrb die beschränkten Rechte, die erforderlich sind, um Kundeninhalte zu hosten, zu speichern, zu verarbeiten, zu vervielfältigen, zu übertragen und anzuzeigen — ausschließlich zur Bereitstellung und Verbesserung der Dienste, zur Aufrechterhaltung der Sicherheit und zur Einhaltung des Rechts.
• Ihre Verantwortung: Sie sind für die Richtigkeit der Kundeninhalte verantwortlich und dafür, dass Sie berechtigt sind, sie an die Dienste zu übermitteln.
• Entfernung von Inhalten: Wir können Inhalte entfernen oder deaktivieren, die gegen diese Bedingungen oder geltendes Recht verstoßen.

Enthalten Kundeninhalte personenbezogene Daten, unterliegt unsere Verarbeitung auch unserer Datenschutzerklärung und — für Kunden mit einem kostenpflichtigen Tarif — einem Auftragsverarbeitungsvertrag.

7. KI-Funktionen

DocsOrb umfasst KI-gestützte Funktionen, etwa die Erstellung von Übersichten, Kernpunkten und Entwürfen aus Ihren Richtlinien. Diese Ausgaben dienen ausschließlich der betrieblichen Unterstützung und der Entwurfsarbeit.

• KI-Ausgaben können unvollständig oder ungenau sein und stellen keine Rechtsberatung dar.
• Sie bleiben dafür verantwortlich, jede KI-generierte Ausgabe zu prüfen und freizugeben, bevor Sie sie veröffentlichen, sich darauf stützen oder sie zu Compliance-Zwecken nutzen.
• Die menschliche Prüfung bleibt Teil des Workflows für alles, was die rechtliche oder Compliance-Position Ihrer Organisation betrifft.

8. Abonnement, Gebühren und Zahlung

• Kostenpflichtige Tarife werden im Voraus auf Abonnementbasis abgerechnet, wie auf unserer Website oder in Ihrer kommerziellen Vereinbarung angegeben.
• Gebühren verstehen sich zuzüglich anwendbarer Steuern wie der Mehrwertsteuer, sofern nicht anders angegeben.
• Sofern Ihre Bestellung nichts anderes vorsieht, verlängern sich Abonnements am Ende jedes Abrechnungszeitraums automatisch.
• Sie können ein Abonnement jederzeit über Ihr Konto oder durch Kontakt mit uns kündigen. Die Kündigung wird zum Ende des aktuellen Abrechnungszeitraums wirksam; bereits gezahlte Gebühren sind nicht erstattungsfähig, es sei denn, das Gesetz verlangt etwas anderes.
• Zahlungen werden über Stripe oder einen anderen benannten Zahlungsdienstleister abgewickelt. Wir speichern Ihre vollständigen Kartendaten nicht selbst.
• Wir können unsere Preise von Zeit zu Zeit ändern. Wir werden Sie vor Inkrafttreten einer Preisänderung für Ihr Abonnement angemessen informieren.

9. Kostenlose Testphasen und Beta-Funktionen

Von Zeit zu Zeit können wir eine kostenlose Testphase oder frühen Zugang zu neuen, Beta- oder experimentellen Funktionen anbieten. Diese können „wie besehen“ bereitgestellt werden, jederzeit geändert oder zurückgezogen werden und möglicherweise nicht denselben Support- oder Zuverlässigkeitsstandard wie unsere allgemein verfügbaren Dienste bieten. Wir weisen darauf hin, wenn eine Funktion sich in der Beta befindet.

10. Datenschutz

Ihre Nutzung der Dienste unterliegt auch unserer Datenschutzerklärung, die erläutert, wie wir personenbezogene Daten erheben, verwenden und schützen.

11. Drittanbieterdienste und Integrationen

Unsere Dienste können auf Websites, Tools oder KI-Anbieter Dritter verlinken oder mit ihnen integriert sein, einschließlich Diensten, die Ihre Organisation über unterstützte Integrationen mit DocsOrb verbindet. Wir sind nicht für Inhalte, Verfügbarkeit oder Praktiken dieser Dritten verantwortlich; Ihre Nutzung unterliegt deren eigenen Bedingungen und Richtlinien.

12. Verfügbarkeit der Dienste

Wir bemühen uns, die Dienste verfügbar, sicher und zuverlässig zu halten; etwaige Service Level, zu denen wir uns verpflichten, sind in Ihrem Bestellformular oder einer gesonderten Service-Level-Vereinbarung festgelegt, soweit anwendbar. Außerhalb einer spezifischen schriftlichen Zusage werden die Dienste ohne Garantie für unterbrechungsfreien oder fehlerfreien Betrieb bereitgestellt. Wir können Wartungen durchführen, Updates einspielen oder die Dienste jederzeit ändern.

13. Gewährleistungsausschluss

Die Dienste werden „wie besehen“ und „wie verfügbar“ bereitgestellt, ohne Gewährleistung jeglicher Art, weder ausdrücklich noch stillschweigend. Soweit gesetzlich zulässig, schließen wir alle Gewährleistungen aus, einschließlich der Gewährleistung der Marktgängigkeit, der Eignung für einen bestimmten Zweck, der Nichtverletzung von Rechten Dritter und der ununterbrochenen Verfügbarkeit. Wir übernehmen keine Gewähr dafür, dass KI-generierte oder kundengenerierte Inhalte vollständig oder genau sind. Nichts in diesem Abschnitt beschränkt eine Gewährleistung, die nach geltendem Recht nicht ausgeschlossen werden kann.

14. Haftungsbeschränkung

Soweit nach geltendem Recht zulässig, haftet DocsOrb nicht für indirekte, zufällige, Folgeschäden, besondere, exemplarische oder Strafschäden oder für den Verlust von Gewinnen, Umsätzen, Daten, Goodwill oder Geschäftschancen, die aus oder im Zusammenhang mit Ihrer Nutzung der Dienste entstehen.

Unsere Gesamthaftung für Ansprüche im Zusammenhang mit den Diensten ist auf den Betrag beschränkt, den Sie uns in den zwölf (12) Monaten vor Entstehung des Anspruchs für die Dienste gezahlt haben, oder EUR 100 — je nachdem, welcher Betrag höher ist. Diese Beschränkung gilt nicht für Haftung, die nach geltendem Recht nicht beschränkt oder ausgeschlossen werden kann, einschließlich Haftung für Vorsatz oder grobe Fahrlässigkeit.

15. Freistellung

Sie verpflichten sich, die DocsOrb UG (haftungsbeschränkt), ihre verbundenen Unternehmen, leitenden Angestellten, Mitarbeiter und Partner von Ansprüchen, Verbindlichkeiten, Schäden, Verlusten und Aufwendungen freizustellen, die entstehen aus:

• Ihrer Nutzung der Dienste
• Ihrem Verstoß gegen diese Bedingungen
• Ihrem Verstoß gegen geltendes Recht oder Rechte Dritter

16. Sperrung und Kündigung

Wir können Ihren Zugang zu den Diensten sperren oder beenden, wenn Sie gegen diese Bedingungen verstoßen, die Dienste missbrauchen, ein rechtliches oder Sicherheitsrisiko schaffen, fällige Gebühren nicht zahlen oder wenn wir gesetzlich dazu verpflichtet sind.

Sie können die Nutzung der Dienste jederzeit einstellen oder Ihr Konto schließen. Bestimmungen dieser Bedingungen, die dazu bestimmt sind, die Beendigung zu überdauern — etwa geistiges Eigentum, Gewährleistungsausschlüsse, Haftungsbeschränkung, Freistellung und anwendbares Recht — bleiben weiterhin anwendbar.

17. Änderungen der Dienste

Wir können Teile der Dienste jederzeit ändern, aussetzen oder einstellen. Wenn eine Änderung Ihre Nutzung eines kostenpflichtigen Abonnements voraussichtlich wesentlich beeinträchtigt, werden wir Sie, soweit praktisch möglich, angemessen informieren.

18. Änderungen dieser Bedingungen

Wir können diese Bedingungen von Zeit zu Zeit aktualisieren. Bei wesentlichen Änderungen werden wir Sie angemessen informieren, etwa per E-Mail oder durch einen Hinweis innerhalb der Dienste. Die fortgesetzte Nutzung der Dienste nach Inkrafttreten der Änderungen bedeutet, dass Sie die geänderten Bedingungen akzeptieren.

19. Anwendbares Recht

Diese Bedingungen unterliegen dem Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss der Kollisionsnormen. Streitigkeiten aus oder im Zusammenhang mit diesen Bedingungen oder den Diensten unterliegen der ausschließlichen Zuständigkeit der Gerichte in München, Deutschland, es sei denn, anwendbares Verbraucherschutzrecht gibt Ihnen das Recht, einen Anspruch in Ihrer eigenen Rechtsordnung geltend zu machen.

20. Salvatorische Klausel

Sollte eine Bestimmung dieser Bedingungen für undurchsetzbar befunden werden, bleiben die übrigen Bestimmungen in vollem Umfang wirksam.

21. Gesamte Vereinbarung

Diese Bedingungen bilden zusammen mit unserer Datenschutzerklärung und jedem Bestellformular oder jeder gesonderten Vereinbarung zwischen Ihnen und DocsOrb die gesamte Vereinbarung zwischen Ihnen und DocsOrb hinsichtlich der Dienste und ersetzen alle früheren Vereinbarungen in Bezug auf die Dienste. Widerspricht ein unterzeichnetes Bestellformular oder eine gesonderte Vereinbarung diesen Bedingungen, hat jene Vereinbarung Vorrang.

22. Kontaktinformationen

Wenn Sie Fragen zu diesen Bedingungen haben, können Sie uns kontaktieren unter:

DocsOrb UG (haftungsbeschränkt)
Haymannstraße 3
85764 Oberschleißheim
Deutschland
E-Mail: sk@docsorb.com
Handelsregister: Amtsgericht München, HRB 302694

Fragen zu diesen Bedingungen? Kontaktieren Sie uns unter sk@docsorb.com.